스마트폰을 이용한 스마트 오피스 세상

최근 유행하는 스마트폰이 이른바 ‘스마트 오피스’라는 신조어를 만들어내며 손안의 사무실로 기능하고 있다. 스마트 오피스란 스마트폰 등 인터넷이 가능한 단말기로 사무실 외부에서도 사내 네트워크를 통해 회의나 서류 결재 등 회사업무를 하는 것을 말한다. 이미 대기업이나 이동이 많은 회사에서는 일상화가 될 정도로 발전하고 있다.

기업에서 요구하는 수준의 업무를 스마트폰으로 수행하기 위해서는 특히 스마트폰의 운영체제가 중요하다. 마이크로소프트에서 선보인 윈도우 모바일 운영체제를 사용하는 윈도우폰은 이러한 스마트 오피스에 최적화된 환경을 제시하고 있다. 특히 각 기업에서 필요로 하는 고유의 애플리케이션을 사용하는 경우, 윈도우용 애플리케이션과 개발환경이 거의 동일하기 때문에 기존의 애플리케이션을 확장해 사용할 수 있다.

스마트 오피스를 구현하는 나만의 마법사

윈도우 폰은 업무용 스마트폰에 필요한 인벤토리, 보안정책, 소프트웨어 배포, 모바일 가상 사설망을 관리하는 SCMDM을 적용했다. 예를 들어 허가된 애플리케이션 설치나 사내에서의 카메라 사용 금지, 문서 보안 등을 중앙에서 관리할 수 있게 된다.

이 외에도 업무 환경에 필수인 오피스 모바일을 탑재하여 스마트폰에서 문서, PPT, 엑셀 파일을 작성할 수 있으며 셰어포인트, 익스체인지 서버와 연동 등 회사 내 PC와 동일한 업무 환경을 구축할 수 있다. 특히 윈도우 폰은 익스체인지 서버와 가장 완벽하게 연동되는 폰으로, 아웃룩 모바일, 커뮤니케이터 등과 함께 최상의 통합 커뮤니케이션(UC)을 이룬다. 즉 이동 중에도 친숙한 아웃룩 기능으로 메일을 확인하고, 일정 및 연락처를 관리할 수 있고, 사내 메신저와 연결하여 실시간 통신이 가능하다.

현재 코오롱그룹, 도시철도공사, 삼성증권, 아모레퍼시픽, 서울아산병원, 기상청 등 수많은 국내 기업들이 윈도우 폰을 도입하고 있다.

윈도우 모바일 6.5

마이크로소프트에서 제공하는 스마트폰 운영체제 윈도우 모바일 6.5는 기존 윈도우 모바일 사용자들의 불편한 점들을 개선해 사용자 중심의 빠르고 간편해진 UI와 PC와 동일한 인터넷 환경을 제공하며, 스마트폰 PC 인터넷을 연동시켜 일과 여가 모두를 충족하는 환경을 제공한다.

윈도우 모바일 6.5는 PC, 모바일을 연결해 사용자에게 색다른 경험을 제공한다. 특히 이전버전보다 직관적이고 편리한 인터페이스로 처음 스마트폰을 사용하는 사용자들도 쉽게 사용이 가능하도록 제작되었다. 전체적인 글자 크기가 커져 작은 화면에서도 쉽게 글자 확인이 가능하게 되었으며, 터치 기반의 인터페이스도 더욱 발전하여 간단히 화면을 밀고 당기는 것만으로도 사용자가 원하는 기능을 수행할 수 있다. 프로그램 화면도 이전 버전보다 깔끔해진 모습을 보여준다. 벌집 모양의 넓어진 아이콘들은 터치 미스에 의한 잘못된 실행을 줄여주고, 사용자가 많이 실행하는 프로그램을 상단에 옮길 수 있어 많은 아이콘 중 자신이 원하는 프로그램을 빠르게 찾아 실행할 수 있다.

또한 윈도우 모바일 6.5에 탑재된 인터넷 익스플로러는 PC용 인터넷 익스플로러와 동일한 엔진을 사용하여 더욱 빠른 속도를 보여준다. 터치스크린 활용도를 극대화 해 화면의 확대·축소가 자유로우며, 유튜브와 같은 플래시 동영상도 재생 가능하다.

윈도우 모바일 6.5에 새로 탑재된 마이폰(My Phone)은 스마트폰을 온라인과 연동해 중요한 정보를 안전하게 보관할 수 있는 기능이다. 무료로 제공되는 이 서비스는 스마트폰 안의 사진, 전화번호, 문자 메시지, 작업등을 자동으로 백업해 온라인에 저장한다.

스마트 오피스를 위한 ‘오피스 모바일’

사무실에서 가장 많이 쓰는 프로그램 중 하나가 바로 ‘마이크로소프트 오피스’ 프로그램이다. 마이크로소프트는 이 프로그램의 최신버전인 Office Mobile 2010을 스마트폰에서도 작업할 수 있도록 ‘오피스 모바일’이란 기능을 추가했다. Office Mobile은 직장, 가정 또는 학교에서 일상적으로 사용하는 강력한 오피스 2010 도구를 소형 장치에 맞게 특별히 디자인된 풍부한 인터페이스를 통해 휴대폰으로 옮겨 준다.

직관적인 터치 방식 사용자 인터페이스 때문에 작은 스마트폰으로도 손쉽게 오피스 작업을 할 수 있어 오피스 문서를 원본 그대로 보면서 편집하거나 이동 중에 노트를 작성할 수 있다. 또한 SharePoint Workspace Mobile 프로그램을 사용하면 간단하게 오피스 2010 파일을 오프라인으로 가져올 수 있다. 물론 스마트폰에서 문서를 직접 열어 확인 또는 편집하고 다시 연결한 후 SharePoint 2010으로 다시 동기화할 수 있다.

프레젠테이션을 도와주는 PowerPoint Mobile

프레젠테이션을 실시할 때는 프레젠테이션 자체만큼 노트북도 중요하다. 그런데 발표를 하다보면 상황이 여의치 않아 프레젠테이션과 노트를 동시에 볼 수 없는 경우가 있다. 이때 PowerPoint Mobile 2010을 사용하면 스마트폰을 두 번째 모니터로 사용하여 프레젠테이션 노트를 손쉽게 볼 수 있으며,  슬라이드를 진행할 수도 있다.

신뢰할 수 있는 문서 확인 및 편집

Office Mobile 2010의 Text Reflow 기술로 데스크톱 응용 프로그램에서 만든 Office 문서를 스마트폰에서 열어 원본 그대로 볼 수 있다. 파일을 편집하고 저장하면 표, 차트 및 SmartArt 그래픽 등의 다양한 서식이 그대로 유지된다. Office Mobile2010을 사용하면 해당 장치에 맞게 조정된 고품질 환경으로 콘텐츠를 원본 그대로 볼 수 있다.

윈도우 모바일에서 직접 파일 배포

Office Mobile 응용 프로그램에는 오피스에서 이미 익숙하게 사용하고 있는 서식 지정 도구가 다수 포함되어 있기 때문에 별도의 훈련이 없어도 누구나 쉽게 프로그램을 사용할 수 있다. 예를 들면 Word Mobile 2010 및 OneNote Mobile 2010에서는 글머리 기호, 번호 매기기 및 글꼴 스타일을 사용할 수 있으며, Excel Mobile 2010에서 테두리, 음영 및 글꼴 스타일 등의 셀 서식 지정 옵션 및 사용자 지정 숫자 형식을 사용할 수 있다.

또한 즉석에서 Excel 데이터를 업데이트할 수 있고, 수식을 추가하거나 편집하고 100개 이상의 함수를 활용할 수 있다.

Outlook Mobile로 전자 메일을 간편하게 관리

Outlook Mobile 2010은 Outlook 2010의 강력하고 친숙한 기능을 Microsoft Exchange Server 2010에 연결해 스마트폰으로 가져올 수 있다. 대화 보기로 관련 메시지를 모아 몇 번의 클릭만으로 이동, 분류 또는 삭제하여 시간을 절약할 수 있으며, 스마트폰에서 전체 주소록을 직접 검색하여 조직 내의 사람을 찾을 수 있다. 또한 Outlook Mobile로 언제 어디서나 전자 메일, 일정, 연락처 및 작업에 온라인으로 액세스할 수 있다.  

OneNote로 정보 정리 및 동기화

Office Mobile 2010에서는 전화로 간편하게 노트를 검토하거나 작성하고, 음성 클립이나 그림을 삽입하고, 간단한 목록을 만드는 등 원하는 모든 작업을 수행할 수 있다. Windows 7에서 제공하는 Windows Mobile Device Center를 사용하여 PC의 Microsoft OneNote 2010과 동기화할 수도 있다.   

응용 프로그램 사이에 자연스러운 복사 및 붙여넣기

또한 Office Mobile 2010은 Office 문서 또는 전자 메일의 내용을 다양한 소스에서 가져올 수 있다. 예를 들면 웹 사이트, 다른 Office 문서, 전자 메일, 노트의 정보를 출처로 사용할 수 있다. Windows 모바일의 향상된 클립보드로 스마트폰의 모든 응용 프로그램에서 직관적으로 간편하게 복사하여 붙여 넣을 수 있다. 

<자료제공  : 한국마이크로소프트>

[월간 시큐리티월드 통권 제159호(info@boannews.com)]

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