정보 공유 활성화, 중앙집중적인 관리, 보안 강화 등 중요

 

IT기술의 비약적인 발전과 함께 조직 내 문서는 전자문서의 형태로 급속히 변화했으며, 정보의 공유와 활용이 활발해짐에 따라 전자문서가 가지는 영향력 또한 증가하고 있다. 기존의 가공되지 않은 상태의 Raw 정보들이 사용자의 업무 목적과 특성에 따라 가치 있는 정보로 탈바꿈되고 있으며, 단순 정보로써의 역할을 뛰어넘어 비즈니스 의사결정의 토대로 작용하고 있다.

일례로 분기 별 재고 현황이나 매출액이 이전에는 기업의 ‘현 상태’를 보여주는 단순 지표였다면 이제는 다음 분기에 필요한 재고량이나 예상 매출액을 예측할 수 있는 ‘미래 전망’의 지표로, 다음 단계의 전략을 위한 의사결정의 잣대로써 진화하고 있는 것이다.

1분 1초가 생존경쟁인 비즈니스 환경 하에서 신속하고 정확한 정보는 기업의 비즈니스 의사결정을 돕고, 시장경쟁력을 확보하는 밑바탕이 된다. 아무리 품질 좋은 제품이나 서비스를 개발해 시장에 출시한다 하더라도 고객의 요구(Needs)를 파악하는 타이밍이 늦어 시장 선점에 실패한다면 이는 성공적인 비즈니스로 볼 수 없다.

빠르게 변화하고 있는 시장 환경, 더욱 다양해지고 있는 고객의 요구사항, 날로 발전하고 있는 기술력...여기에 쏟아져 나오는 신제품과 광고의 홍수 속에서 기업이 나아가야 할 방향을 잡기 위해서는 신뢰할 수 있는 정보에 상당부분 의지할 수밖에 없으며, 적절한 정보의 활용이 기업의 경쟁력을 좌우한다 해도 과언이 아니다.

◇ 성공적인 전략 수립의 토대, 문서혁신관리

문제는 폭발적으로 생성되고 있는 정보 속에서 가치 있는 핵심 정보를 뽑아내기가 어렵다는 것. 게다가 그 정보들이 개인 PC에 산발적으로 저장돼 있다면 문제는 더욱 복잡해진다.

최근 들어 대기업을 중심으로 화두가 되고 있는 문서혁신관리의 정보를 중앙에 집중 저장함으로써 정보의 관리 기능을 강화하고 지식정보의 공유를 활성화함으로써 기업의 전문 역량을 향상시키고자 하는 요구가 있다.

암묵지로 존재했던 전문 업무 지식이나 노하우는 직원이 퇴사를 하거나 조직개편으로 타 업무를 맡게 되면 그와 함께 사라져버릴 수밖에 없었으며, 개개인의 PC에 있던 정보들도 직원의 이동과 함께 움직일 수밖에 없었다. 퇴사 시 정보유출 문제에 대해 보장을 할 수 없는 것도 큰 문제점 중 하나였다.

또한 사내에 존재하는 절대적인 정보의 양은 많으나 원활하게 공유되는 상대적인 정보의 양은 적어 조직 간 협업이나 커뮤니케이션에 문제가 생기기도 했으며, 전략적인 의사결정의 타이밍이 늦어지거나 부족한 정보로 인해 올바른 결정을 내릴 수 없는 경우도 발생했다.

기업 내 정보를 중앙으로 모음으로써 정보를 기업의 소유로 귀속시키고, 암묵지를 형식지화함으로써 업무의 연속성과 효율성을 함께 가져가는 것. 더 나아가 신뢰할 수 있는 지식풀을 통해 기업역량과 경쟁력을 증대시키는 것. 그것이 바로 문서혁신관리의 목적이다.

지금까지 정보관리의 툴이 없었던 것은 아니다. EDMS(Enterprise Document Management System)나 KMS(Knowledge Management System) 등이 기업 정보를 통합적으로 관리하는 몫을 해왔다.

하지만 중앙으로의 집중저장 기능이 없기 때문에 개인이 자발적으로 정보를 업로드하지 않는 이상 전사적인 정보 공유나 활용이 어렵다는 점에서 기업 시장을 중심으로 추가적인 요구사항이 발생했다.

이러한 요구사항에 대한 대응 솔루션으로써 고도화된 것이 최근 주목을 받고 있는 것이 데이터중앙집중화 솔루션이다.

데이터중앙집중화 솔루션은 사용자 PC에서 생성되는 정보를 중앙 스토리지로 자동 저장함으로써 데이터의 집중화를 구현함과 동시에 정보의 공유를 활성화하는 기능을 한다. 또한 사용자 PC에 정보가 저장되지 않기 때문에 자연히 보안을 강화하는 효과도 있어 비즈니스 자산으로써 정보 혁신관리가 필요했던 기업 시장의 관심을 받고 있다.

더 나아가 페이퍼리스 환경을 구현함은 물론 중앙스토리지에 접속해 필요한 정보를 언제, 어디서든지 활용할 수 있는 기반을 마련함으로써 모바일 이동 업무 환경을 지원할 수 있다는 것 또한 데이터중앙집중화 솔루션이 각광을 받고 있는 주요 요인 중 하나라 하겠다.

실시간 정보 공유와 즉각적인 업무 대응을 통해 발 빠르게 변화하는 것을 넘어 개방적인 시장 환경에 더욱 적극적이고 공격적으로 대응함으로써 기업 문화의 뿌리부터 바꾸는 것. 이것이 바로 문서혁신관리의 궁극적인 목적이며, 데이터중앙집중화 솔루션이 그 시작이 되는 첫 단추가 아닐까 생각한다.

[글 - 김정은 소프트캠프 실장(jekim@softcamp.co.kr)]

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