[보안뉴스 김경애] 공공기관과 기업에서는 각종 결제서류와 자료 등 많은 문서들이 생성된다. 이렇게 생성된 문서 중 중요한 문서는 공공기록물관리법, 개인정보보호법, 세금관련법률 등에 따라 정해진 일정 기간 동안 보존하게 된다(장부기장과 증거서류는 국세 기본법에 따라  신고 후 5년간 보존).

그러다 일정 기간이 지나면 문서는 폐기처분이 가능한데 이를 적절한 시기에 안전하게 폐기하는 것은 업무효율성과 공간 활용측면에서 볼 때 매우 중요하다.

하지만 많은 관공서와 사업장에서는 처리할 문서를 오랫동안 쌓아놓는 경우가 비일비재하다. 이유는 문서 처리가 번거롭고, 개인정보 등과 같이 민감한 정보들이 기록되어 있어 처리하기 어렵기 때문이다. 과거처럼 단순한 수거나 소각을 통해서 처리하는 것은 거의 불가능하고, 문서유출의 위험이 매우 크다.

이를 해결하기 위한 방안으로 문서전문파쇄업체인 일사천리쉬레드(대표 정도민, www.s1472.co.kr)는 고객이 원하는 날짜와 방식으로 보관되어있는 문서를 파쇄한다고 밝혔다.

일사천리쉬레드 관계자는 “파쇄업체의 선정은 그 기업의 고객사가 어디인지, 파쇄설비가 안전하게 설치되어있는지, 합리적인 가격인지 등을 확인한 후에 선정하는 것이 바람직하다”며 “다량의 문서를 파쇄 할 경우 주문파쇄를 통해 하루 대략 5톤(차량1대 기준)정도 파쇄가 가능하고, 파쇄 할 문서가 수시로 발생할 경우엔 콘솔(보관함)파쇄를 이용하여 주기적인 방문파쇄도 가능하다”고 말했다.

또한, 문서파쇄는 대부분 현장에서 이루어지기 때문에, 작업을 직접 확인할 수 있어 안전하고, 신속하게 문서파쇄가 가능한 것이 특징이라고 덧붙이며 문서파쇄 후 사무실 내부와 창고 등의 공간이 효율적으로 관리될 수 있다고 설명했다.

[김경애 기자(boan3@boannews.com)]

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