Q. 회사의 각종 정보를 관리하는 직원들에겐 유효기간이 지나거나 곧 지날 문서들을 파악해 주기적으로 폐기하는 것이 쉬운 일은 아닌 것 같다. 항상 외부로의 유출이 염려되기도 하는데 이를 위해서는 정보자산을 효율적으로 관리하는 일이 선행되어야 할 것 같다. 정보자산의 이력을 체계적으로 관리해 효율적인 폐기가 가능하도록 하는 방법이 있는가? 가령 DB에서 자동으로 정보 분류를 해서 페기 시점이 되면 알려주는 시스템이나 정보를 추적해 무력화할 수 있는 방법은?

A-1. 정보자산의 이력을 체계적으로 관리하기 위해 데이터 관리 시스템을 구축할 수 있다. 데이터 관리 시스템은 컴퓨터에 수록되는 정보를 유지·보호·운영하기 위한 기술적 서비스를 말한다.

각종 소프트웨어를 통해서 시스템을 구축할 수 있는데, 기능으로는 ①각 저장소에 있는 데이터의 갱신 ②인터페이스를 통해서 데이터 세트를 필요한 곳으로 옮기는 것 ③ 필요 없는 데이터 세트의 삭제 ④데이터 세트 저장의 구조화(構造化) ⑤ 데이터의 오류 발견과 정정 ⑥관리보고제도와 정보검색 시스템의 실시 ⑦시스템의 안정과 비밀 유지 등이 있다.

이러한 시스템을 구축함으로써 효율적으로 정보자산을 관리할 수 있을 뿐만 아니라 시스템의 안정과 비밀을 유지할 수 있으니 효과적이다.

(허진성 한국산업기술보호협회 관제운영팀 연구원/iqsecurity@kaits.or.kr)

[김지언 기자(boan4@boannews.com)]

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