‘구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배’라는 말은 회사의 문서관리에도 해당되는 격언이다. 매일 회사에 있는 상당 시간을 책상에 앉아 문서작업을 한다. 하지만 회사 비즈니스에 꼭 필요하다고 생각하는 정보를 생성해 내지만 제대로 관리가 되지 않는다면? 적게는 자원의 비효율적 사용에서부터 크게는 회사에 막대한 손실을 초래하는 원인이 될 수 있다. 몇 가지 극단적인 경우를 통해서 Best Practice를 도출해내고자 한다.

Worst Practice 1

나문서 라는 사람은 열심히 작업한 결과물을 ‘My document’에 보관하고, 출력물은 파일링 해 본인의 책상서랍에 넣어두고 필요할 때마다 꺼내 보곤 한다. 5년 동안 A사에서 일을 한 후 B회사로 급하게 이직하게 돼 인수인계를 제대로 해주지 못한 채 거의 몸만 빠져 나오다시피 했다. 나문서 씨의 후임으로 온 나몰라 씨는 책상서랍에 가득 들어있는 전임자의 서류들을 보고 뭔가 중요한 것일 듯 해 버리지는 못하고 상자에 넣어 외부창고로 보내기로 한다. ‘My document’에 쌓여 있는 문서들은 하나하나 열어 보는데 석 달은 걸릴 것 같아서 아예 손도 못 대고 있다. 오늘 나몰라 씨는 나문서 씨가 만들었던 비슷한 문서들을 만드느라 바쁘다.

Worst Practice 2

전반기 영업실적이 좋아서 주가가 상한가를 달리던 A사는 전반기 영업 순익의 절반을 떼어갈 수도 있는 소송에 휘말리게 됐다. 그런데 10년 전에 작성됐던 증거문서만 있으면 소송에서 이길 수 있는 상황이다. 10년 동안 회사는 이전도 했고 담당 업무를 했던 사람들도 여러 번 바뀌었다. 더군다나 회사를 이전하면서 2년 이상 된 문서는 모두 상자에 넣어 외부창고로 보내고 왔다. 그러나 10년 전 문서를 반드시 찾아야만 한다!

Worst Practice 3

못버려 씨는 10년 동안 한 회사에서 일했다. 그는 일단 한번 파일링 한 문서를 절대로 버리지 않는다. 언제 어떤 일 때문에 필요할지 모를 일 아닌가? 그래서 그의 Mail Box도 10GB가 넘는다. 파일도 이제 더 이상 보관할 장소가 없어서 오늘 총무과에 새로운 캐비닛을 신청했지만 사무실에 놓을 장소도 마땅치 않아 고민이다.

위와 같은 경우는 주변에서 쉽게 찾아 볼 수 있다. 하지만 앞선 사례는 효율적 Records Management(기록물 관리)의 개념과 목적만 정확하게 알고 있다고 해도 피할 수 있는 경우이기도 하다. 그렇다면 Records Management란 무엇이고, 왜, 그리고 어떻게 Records Manage-ment를 해야 하는가?

Records Management란 조직에서 영업활동을 하는 동안 생성하거나 받은 Records의 생성, 복사, 유포, 파일링, 회수, 보관, 폐기를 관리하는 시스템이다.

Records는 장소나 물리적인 형태에 관계없이 영업활동을 하는 과정에서 생성하거나 받은 자료로 종이문서나 전자문서뿐만 아니라 CD, 오디오, 비디오, 테이프, 녹취자료, 사진, 책, 지도 및 기타 형태의 자료도 모두 포함한다.

모든 비즈니스 목적으로 생성되어 보관하고 있는 Records의 소유권은 회사가 가지고 있다.

“Who owns the records?”

매달 있는 교육 시작에 앞서 항상 묻는 질문이다. 놀랍게도 절반 이상의 직원들이 명쾌하게 답을 못하거나 아니면 ‘Records를 만든 사람’이라고 대답한다. 소유권의 문제가 확실해지면 회사문서의 생성부터 폐기까지 어떻게 관리해야 하는지에 대한 답이 명확해진다. 만약에 회사 Records의 소유권에 대한 인식이 정확하지 않다면 회사의 문서는 제대로 관리되지 않은 채 위와 같은 Worst Practice만 반복될 것이다. Records는 생성자가 누구인가를 떠나서 가치를 돈으로 환산할 수 없는 회사의 자산이므로 그에 걸맞게 관리돼야 하고 보호돼야 한다.

Records는 가치 있는 정보이며 중요한 영업자산으로서 법, 세금, 감사의 의무를 이행하기 위한 회사 정책 및 정당한 영업활동에 대한 증거로 필요하며, 영업활동 관리를 위해서 필수적이다.

회사는 Records를 통해

ㆍ영업활동을 효율적이고, 투명하고, 바르게 할 수 있으며

ㆍ일관되고, 정당한 서비스를 제공할 수 있고

ㆍ인사이동 및 퇴직시 관리 및 행정의 지속성과 생산성을 유지할 수 있다.

ㆍ또한, 영업활동의 효율성 제고

ㆍ기록 및 감사활동을 포함한 법적·규율적 의무를 준수하며

ㆍ영업활동의 증거부족이나 증거발견과 관련된 위험을 관리함으로써 소송시 최대한 보호받을 수 있다.

ㆍ조직의 이해와 직원, 고객, 현재 및 미래의 주주들의 권리를 최대한 보호할 수 있다.

ㆍ현재와 미래의 연구개발 활동 및 성과뿐만 아니라 역사적인 연구에 대해서 문서화해

ㆍ회사의 정체성을 확립하고, 역사적 기록을 보존할 수 있다.

성공적인 Records Management는 사람들의 습관을 바꾸는 것이기 때문에 끊임없는 트레이닝과 전사적인 노력이 중요하다.

체계적인 Records Management를 위해서는

ㆍ관리목적에 적합한 정책(Policy) 수립

ㆍ정책에 따른 연중계획 수립 및 시행

ㆍ업무 담당자 임명, 교육 및 상시업무 지원

ㆍ직원의식 고취

ㆍ정기적인 점검

ㆍ경영진의 중요성 인식 및 강조가 지속적으로 요구된다.

 

아무리 완벽한 정책과 시스템을 갖추고 있다고 할지라도 사람들을 움직이기 위해서는 Simplicity, Training, 그리고 Enforcement가 절실하다.

Simplicity 복잡하다면 아무도 따라할 엄두를 내지 못할 것이다. 관리의 효율성을 위해서는 명확하고 간결한 지침이 필요하다.

Training 하고 싶어도 무엇을 어떻게 해야 하는지 알 수 없다면 아무리 외쳐도 메아리 없는 공허한 울림이 될 것이다. 계속되는 직원의 이동과 새로운 직원들을 대상으로 정규적으로 Training을 운영하는 것 또한 중요한 요소이다.

Enforcement 실제 정책대로 시행되고 있는지 훈련받은 대로 하루 업무에서 이루어지고 있는지를 확인하고 명확한 지침을 주는 것은 업무담당자로서 대단한 인내와 추진력이 요구되지만 결코 간과할 수 없는 부분이다.

이런 노력들을 통해서 효율적으로 관리가 되고 있다면,

나문서 씨가 5년 동안 만들었던 귀중한 자료들은 외부창고에서 썩어가는 대신 나몰라 씨가 유용하게 사용할 수 있을 것이고, 소송에 휘말린 A사는 10년 전 자료 덕분에 위기에서 벗어날 수 있을 것이다.

<글: 이은희 과장 BAT코리아 Security Record Management Assistant>

 

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