개인정보보호위원회, 법령서식 개인정보보호 최소 처리 기준 마련

[보안뉴스 박미영 기자] 개인정보보호위원회(위원장 이홍섭)는 중앙 부처가 법령 서식을 제정 또는 개정할 때에는 목적에 필요한 범위에서 최소한의 개인정보만을 처리하도록 기준을 마련했다.

보호위원회는 중앙 부처가 법령을 제·개정할 때 개인정보 침해 요인을 평가하고 있는데 최근 1년간 1,200여건을 평가한 결과, 법령 서식을 통한 기본인적사항을 과다 수집하고 모호한 용어를 혼용하는 사례가 관행적·반복적으로 나타나고 있어 개인정보를 최소한으로 수집하도록 하고 법령서식의 통일성을 제고해 직관성·편의성을 높인다는 방침이다.

이에 따라 서식 유형을 분류해 유형별로 꼭 필요한 인적 사항만을 기재하도록 하고, 주민등록번호는 법령에 따라 최소한으로 수집하도록 제한하며, 구비서류도 인·허가 요건 등의 확인에 필요한 서류만 제출하도록 하고 전자우편주소·전자메일·이메일·email 등 혼용되는 용어도 정비했다.

먼저 주민등록번호 처리는 2014년 카드 3사 개인정보 유출사고 이후 대통령령 이상, 국회규칙 등에 근거를 두도록 했는데, 이 경우에도 해당 업무 처리에 불가피한 경우에 한하도록 범위를 제한했다.

주민등록번호 처리가 불가피하다고 인정되는 업무는 조세·병역, 과징금·과태료·요금·수수료·재정 업무, 소송·범죄수사·결격사유(피성년후견인, 피한정후견인 등)·신원조사(범죄경력 등) 관련 업무, 그리고 건강보험·공적연금·저소득지원 등 사회보장 업무 등 8개 분야로 제한했다.

법령 서식에서 개인을 식별하기 위한 기본 인적사항으로 성명·한자성명·주민등록번호·주소·전화번호·팩스번호·전자우편주소 등을 무분별하게 기재해 왔으나, 앞으로는 서식 유형별로 목적에 필요한 범위에서 최소한의 항목만을 기재하도록 제시했다.

신고·신청서식의 경우 성명과 주소를 기재하도록 하되 주소는 변경될 수 있으므로 필요시 생년 또는 생년월일을 추가할 수 있게 했다. 통지서식은 성명과 주소를 기재할 수 있게 했으며, 인·허가 증명서식은 성명·생년월일로 하되 주소 변경 시 법령에서 신고하도록 한 경우에만 주소를 기재하도록 했다.

신청인과 신청 내용은 기재란을 분리하고, 첨부 서류를 최소화하며, 행정정보 공동 이용에 대해 정보주체의 동의를 받도록 했다. 행정정보 공동 이용이란 행정기관이 보유한 행정정보를 이용해 인허가 등 각종 민원 신청 시 구비서류를 제출하지 아니하고 본인이 동의하면 담당 공무원이 전산망으로 확인할 수 있게 하고, 또한 각종 증명서를 온라인으로 간편하게 발급받을 수 있게 한 전자정부 서비스다.

그 외에도 한자·영문자 등 외국 문자는 수집 필요성이 있는 여권이나 외국의료기관 개설허가증 등의 경우에 한하여 기재하도록 하고, 전자우편주소·이메일·e-mail 등이 혼재돼 사용되던 것을 전자우편주소로, 휴대전화번호·휴대폰·핸드폰 등은 휴대전화번호로 통일했다.

보호위원회는 이 기준을 관계기관에 통보하여 개인정보보호 최소 처리 기준을 준수하도록 하고, 개인정보보호법에 따른 개인정보 침해 요인 평가 시 이 기준에 따라 법령서식이 제·개정 되는지 지속적으로 확인할 계획이다.

보호위원회 박상희 사무국장은 “정부가 법령 서식 제·개정 시 기존 서식을 그대로 인용해 개인정보를 과다하게 수집하거나, 용어를 혼용해서 사용하는 관행 등을 개선하고 민원 편의성을 높이기 위해 이 기준을 마련하게 됐다”고 밝혔다.
[박미영 기자(mypark@boannews.com)]

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