다음달부터 문서관리 혁신 운동 전개

포스코는 업무상 발생하는 과다한 문서 낭비를 줄이기 위해 다음 달부터 ‘문서관리 혁신 빅Y’ 활동을 추진한다. 주요 관리대상은 개인PC 작업을 통해 급속도로 늘어나고 있는 ‘전자문서’로 최근 들어 종이문서에서 전자문서로 대체된 업무환경이 정착되고 메일 시스템의 발달로 전자문서의 양은 해마다 크게 증가하고 있어 전자문서의 체계적인 보관·관리를 위해 이 활동을 전개키로 했다.

전사 공통낭비 줄이기 활동의 일환으로 진행되는 이번 혁신활동은 모든 전자문서에 대해 조업현장의 자재관리와 동일한 인벤토리(재고) 개념을 도입한 것이 특징이다. 자재의 경우 정품이 정량만큼 정 위치에서 관리·폐기되듯 문서도 생성부터 폐기까지 명확한 프로세스를 거쳐 현물처럼 관리되도록 한다는 것이다. 이와 함께 RAI 흐름대로 문서를 연계함으로써 문서의 공유와 지시·보고·회의 등 조직 내 협업 업무개선이 추진된다.

이를 위해 꼭 필요한 문서 하나만 남기고 나머지는 과감하게 정리하는 진본(One Contents) 관리, 전사 차원의 체계적인 문서분류 작업, 회사 통합 문서 보관방식인 문서 중앙화 작업, 문서 보안등급 등을 통한 정보보호 체제 강화 등 4가지 중점 개선계획을 수립하고 다음달 기술부서에 시범 적용한 뒤 오는 7월부터 과다한 문서를 줄이는 것은 물론 업무상 낭비를 없애는 일하는 방식의 글로벌화를 정착시켜 나갈 방침이다.

[배군득 기자(boan3@boannews.com)]

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